Enviar facturas por correo en AccBooks AI

Descripción general

AccBooks envía facturas directamente a los clientes por correo con un adjunto en PDF y un enlace de pago online opcional, todo desde la propia plataforma, con seguimiento de la entrega.

Enviar una factura

1. Crea o abre una factura.
2. Haz clic en Enviar.
3. El cuadro de diálogo de envío muestra:
   • Para — el correo del cliente (desde su registro de contacto; puedes añadir más direcciones).
   • CC — destinatarios adicionales opcionales.
   • Asunto — rellenado previamente (p. ej., “Factura FAC-0123 de Acme Ltd — 2.500,00 £”).
   • Mensaje — cuerpo del correo personalizable.
   • Adjuntar PDF — activado por defecto.
   • Incluir enlace de pago — activado por defecto si tienes un método de pago configurado.
4. Haz clic en Enviar factura.

Personalizar la plantilla de correo

Ve a Configuración → Ventas → Plantilla de correo para personalizar el cuerpo del correo por defecto. Puedes usar etiquetas de fusión:

• {{nombre_cliente}} — nombre del destinatario
• {{numero_factura}} — el número de factura
• {{importe_factura}} — importe total
• {{fecha_vencimiento}} — fecha de vencimiento del pago
• {{nombre_empresa}} — el nombre de tu empresa

Enlace de pago

Al incluir un enlace de pago, AccBooks genera una URL única que lleva al cliente a una página de pago segura donde puede pagar con:

• Tarjeta de crédito o débito
• Open Banking (transferencia bancaria instantánea)

Los pagos se asocian a la factura automáticamente. El cliente recibe un correo de confirmación de pago.

Configura los métodos de pago aceptados en Configuración → Ventas → Métodos de pago.

Seguimiento de la entrega

AccBooks hace el seguimiento del estado de cada factura enviada por correo:

Estado	Significado
Enviada	Correo enviado con éxito
Entregada	Correo aceptado por el servidor de correo del destinatario
Abierta	El cliente abrió el correo
Clic en enlace	El cliente hizo clic en el enlace de pago
Rebotada	Correo rechazado: comprueba la dirección
Factura pagada	Pago recibido tras el envío del correo

Haz clic en cualquier factura y abre la pestaña Historial para ver la línea de tiempo completa de la entrega.

Recordatorios automáticos

Configura recordatorios de pago para que se envíen automáticamente:

1. Ve a Configuración → Ventas → Recordatorios de pago.
2. Añade reglas de recordatorio:
   • 3 días antes del vencimiento: “Recordatorio amistoso”
   • En la fecha de vencimiento: “Pago vence hoy”
   • 7 días de retraso: “Pago vencido”
   • 21 días de retraso: “Último aviso”
3. Personaliza el asunto y el cuerpo de cada recordatorio.
4. Los recordatorios se envían automáticamente y se detienen cuando la factura está pagada.

Copia oculta a tu propio correo

En Configuración → Ventas → Configuración de envío, añade tu propio correo como destinatario en copia oculta. Cada correo de factura se te copia automáticamente, útil para mantener un registro en tu propio cliente de correo.

Enviar desde tu propio dominio

Por defecto, AccBooks envía desde [email protected] con el nombre de tu empresa en el campo Del. Para enviar desde tu propio dominio (p. ej., [email protected]):

1. Ve a Configuración → Ventas → Dominio de envío.
2. Sigue las instrucciones de configuración DNS para añadir los registros SPF y DKIM.
3. Verifica el dominio.
4. Selecciónalo como tu dominio de envío.

Tus clientes ven tu propia dirección de correo en el campo Del, lo que mejora la tasa de apertura y la confianza en la marca.

Envío masivo

Para enviar varias facturas a la vez:

1. Ve a Facturas y selecciona las facturas que quieres enviar (casillas de verificación).
2. Haz clic en Enviar seleccionadas.
3. Cada factura se envía por correo a su respectivo cliente de forma individual.

El envío masivo es útil a final de mes, cuando envías todas las facturas de honorarios de una vez.