Flujos de aprobación en AccBooks AI

¿Qué son los flujos de aprobación?

Los flujos de aprobación obligan a revisar y autorizar ciertas acciones antes de que se ejecuten en AccBooks. Son esenciales para:

• Evitar pagos no autorizados.
• Garantizar que todas las facturas se revisen antes de enviarse.
• Mantener la segregación de funciones (SOD), un requisito clave de control interno.
• Cumplir con mandatos bancarios que exigen doble autorización en pagos elevados.

Configurar los flujos de aprobación

Ve a Configuración → Aprobaciones → Flujos. Verás una lista de tipos de flujo configurables.

Aprobación de transacciones

Exige aprobación antes de reclasificar o registrar cualquier transacción bancaria:

1. Selecciona Aprobación de transacción.
2. Define el disparador:
   • Importe: aprobar transacciones por encima de un umbral.
   • Cuenta: ciertas cuentas bancarias siempre requieren aprobación.
   • Categoría: determinados códigos nominales siempre requieren aprobación.
3. Asigna el aprobador o aprobadores.
4. Tipo de aprobación: Cualquiera (basta con que apruebe uno) o Todos (deben aprobar todos los indicados).

Aprobación de facturas

Exige aprobación antes de enviar una factura al cliente:

1. Selecciona Aprobación de factura.
2. Disparador: todas las facturas o las que superen un importe determinado.
3. Aprobador: habitualmente el propietario del negocio o el director financiero.

Cuando un miembro del equipo crea una factura, queda en estado Pendiente de aprobación hasta que el aprobador designado la revise.

Aprobación de remesas de pago

Para empresas que usan ficheros BACS, exige una segunda autorización antes de descargar el fichero:

1. Selecciona Aprobación de remesa de pago.
2. Establece el número mínimo de aprobadores (1 o 2).
3. Define quién puede aprobar (normalmente solo los propietarios).

Aprobación de asientos

Exige aprobación para asientos manuales que superen un umbral de importe, evitando asientos erróneos o fraudulentos.

El proceso de aprobación

Cuando una transacción, factura o remesa de pago requiere aprobación:

1. El creador la envía para aprobación.
2. Los aprobadores designados reciben una notificación por correo.
3. Los aprobadores acceden (o usan la app móvil) y ven el elemento pendiente en su cola de Aprobaciones.
4. Revisan los detalles y hacen clic en Aprobar o Rechazar con comentario.
5. Si todos los aprobadores requeridos aprueban, la acción se ejecuta automáticamente.
6. Si se rechaza, el creador recibe el motivo y puede editar y reenviar.

Aprobaciones móviles

La app móvil de AccBooks está optimizada para aprobaciones:

• La pestaña Aprobaciones muestra todos los elementos pendientes.
• Desliza a la derecha para aprobar, a la izquierda para rechazar.
• Las notificaciones push llegan en tiempo real cuando un elemento necesita tu aprobación.

Escalado

Si una aprobación no se gestiona en el tiempo configurado (por defecto: 48 horas), AccBooks:

• Envía un recordatorio al aprobador.
• Opcionalmente, escala a un aprobador de reserva.
• Notifica al creador original que la aprobación sigue pendiente.

Historial de aprobaciones

Cada acción de aprobación queda registrada con:

• Quién aprobó o rechazó.
• Cuándo.
• Comentarios incluidos.
• Qué se aprobó (el estado exacto de la transacción o factura en ese momento).

Ve a Registro de auditoría → Aprobaciones para consultar este historial.

Omitir aprobaciones

Los propietarios pueden omitir los flujos de aprobación en casos urgentes:

1. Abre el elemento pendiente.
2. Haz clic en Omitir aprobación (visible solo para propietarios).
3. Introduce un motivo.
4. La omisión queda registrada en el registro de auditoría.