Seguimiento de pagos en AccBooks AI

Descripción general

AccBooks realiza el seguimiento de cada factura de cliente desde su emisión hasta su pago íntegro, asociando automáticamente los cobros bancarios y ofreciéndote una vista en tiempo real de tu posición de deudores.

El panel de deudores

Ve a Facturas → Deudores para una vista en tiempo real de todos los saldos de clientes pendientes:

• Total pendiente
• Importe con vencimiento esta semana
• Importe vencido (desglosado por 0–30 días, 31–60 días, 61–90 días, +90 días)
• Desglose por cliente con detalle de facturas individuales

Este es tu análisis de antigüedad de cuentas por cobrar: esencial para la gestión del flujo de caja.

Asociación automática de pagos

Cuando llega un pago de un cliente a tu cuenta bancaria, AccBooks intenta asociarlo automáticamente a las facturas pendientes:

• Coincidencia exacta (importe + nombre del cliente): se asocia al instante y la factura queda marcada como pagada.
• Coincidencia parcial (el importe o la referencia coinciden): se muestra en la cola de conciliación como sugerencia para que la confirmes.
• Sin coincidencia: aparece como sin clasificar en la cola de conciliación.

Para asociar manualmente un cobro bancario a una factura:

1. Localiza el cobro en la cola de conciliación.
2. Haz clic en Asociar a factura.
3. Busca por nombre de cliente, número de factura o importe.
4. Selecciona la factura correcta.
5. Si el pago es parcial, AccBooks marca la factura como parcialmente pagada y deja el saldo restante pendiente.

Registrar pagos recibidos

Si has recibido un pago en efectivo o cheque en lugar de transferencia bancaria:

1. Abre la factura.
2. Haz clic en Registrar pago.
3. Introduce la fecha, el importe y el método de pago.
4. AccBooks registra el pago y marca la factura como pagada (o parcialmente pagada).

Reclamar facturas vencidas

AccBooks te ayuda a hacer un seguimiento automático:

Ve a Configuración → Seguimiento de facturas → Recordatorios. Configura una secuencia:

Regla	Ejemplo
3 días antes del vencimiento	Enviar un recordatorio amistoso de “pago próximo”
En la fecha de vencimiento	Enviar “pago vence hoy”
7 días de retraso	Enviar un recordatorio firme
21 días de retraso	Enviar un aviso formal
30 días de retraso	Marcar para seguimiento manual

Cada recordatorio se envía por correo al cliente con una copia de la factura y un enlace de pago. Los recordatorios se detienen automáticamente cuando la factura está pagada.

Enlace de pago

AccBooks genera un enlace de pago único para cada factura. Cuando envías una factura por correo, el enlace se incluye en el pie del correo. Los clientes hacen clic y pagan con tarjeta o banca abierta: el pago se asocia automáticamente a la factura.

Estado de cuenta

Envía a un cliente un estado de cuenta completo (todas las facturas, pagos y notas de crédito) yendo a Clientes → [cliente] → Enviar estado de cuenta. Útil para aclarar discrepancias con clientes que disputan su saldo.

Pagos parciales y planes de pago

Para clientes que pagan a plazos:

1. Registra cada pago a medida que llega usando Registrar pago en la factura.
2. AccBooks muestra el saldo restante y el historial de pagos en la factura.

No hay límite en el número de pagos parciales: AccBooks marca la factura como íntegramente pagada solo cuando el saldo pendiente llega a £0,00.

Condonar deudas incobrables

Si un cliente no puede pagar (insolvencia, disputa, etc.), condona la deuda:

1. Abre la factura.
2. Haz clic en Condonar como deuda incobrable.
3. AccBooks registra la condonación en la cuenta de gastos por deudas incobrables y reclama el IVA (si corresponde).