Aprobación masiva de coincidencias de conciliación

Descripción general

Para la mayoría de las empresas, entre el 80 y el 90 % de las transacciones bancarias son rutinarias y altamente predecibles: los mismos proveedores, los mismos importes, los mismos códigos nominales cada mes. AccBooks identifica estas transacciones con una puntuación de confianza del 90 % o superior y las agrupa para aprobarlas en un solo clic.

Qué se aprueba en bloque

Una transacción es elegible para aprobación masiva cuando:

• La puntuación de confianza de la IA es del 90 % o más.
• Corresponde a un comercio que has clasificado al menos tres veces antes.
• El importe se encuentra dentro del rango habitual para ese comercio.
• No hay alertas de duplicado ni inconsistencias de IVA señaladas.

Las transacciones divididas, las asociadas a facturas específicas o las de importes inusuales quedan excluidas de la aprobación masiva y permanecen en la cola de revisión.

Cómo usar la aprobación masiva

Opción 1 — Aprobar todas las de alta confianza

En la parte superior de la cola de conciliación, haz clic en Aprobar todas las de alta confianza. Un cuadro de diálogo muestra cuántas transacciones se aprobarán y su importe total. Haz clic en Confirmar para registrarlas todas.

Esta es la opción más rápida para períodos de actividad intensa o para ponerse al día a final de mes.

Opción 2 — Seleccionar y aprobar

Usa las casillas de verificación a la izquierda de cada fila para seleccionar transacciones concretas y luego haz clic en Aprobar seleccionadas. Es útil cuando quieres aprobar una categoría (por ejemplo, todos los pagos a HMRC) pero dejar otras para revisión.

Opción 3 — Aprobar por comercio

Haz clic en Filtrar → Agrupar por comercio. Se agrupan todas las transacciones del mismo comercio. Haz clic en Aprobar todas en cualquier grupo de comercio para aprobar de una vez todas las transacciones de ese proveedor.

Revisión tras la aprobación masiva

Después de aprobar en bloque, AccBooks genera un resumen que muestra:

• Total de transacciones aprobadas
• Importe total
• Desglose por código nominal
• Las omitidas y el motivo

Este resumen se guarda en el registro de auditoría bajo Registro de auditoría → Eventos de conciliación.

Deshacer una aprobación masiva

¿Has cometido un error? Ve a Conciliación → Historial, busca el lote y haz clic en Revertir lote. Esto anula el registro de todas las transacciones del lote y las devuelve a la cola para reclasificación.

Las transacciones individuales dentro de un lote también pueden revertirse abriendo la transacción y haciendo clic en Revertir.

Configurar el umbral de aprobación

Por defecto, AccBooks usa el 90 % como umbral de aprobación masiva. Para cambiarlo:

Ve a Configuración → Conciliación → Umbral de confianza. Puedes establecerlo entre el 70 % y el 99 %. Un umbral más alto reduce las transacciones elegibles pero te da más control; uno más bajo acelera el proceso pero aumenta la posibilidad de que se cuele una clasificación incorrecta.

Consejos para mayor eficiencia

1. Realiza la conciliación semanalmente en lugar de mensualmente: los lotes más pequeños son más rápidos y los errores se detectan antes.
2. Usa reglas de conciliación para que las transacciones recurrentes se aprueben directamente sin pasar por la cola.
3. Conecta tus contactos de proveedores: AccBooks asocia nombres de comercios con registros de proveedores, lo que mejora significativamente las puntuaciones de confianza.