Comentarios y anotaciones en AccBooks AI

Descripción general

AccBooks dispone de un sistema de comentarios integrado que permite dejar notas en cualquier transacción, factura, asiento o documento. Los comentarios son visibles para todos los miembros del equipo con acceso a la empresa (según su rol) y crean un registro permanente de decisiones, consultas e instrucciones.

Añadir un comentario

En una transacción

1. Abre cualquier transacción en la cola de conciliación, el libro mayor o el feed bancario.
2. Haz clic en Añadir comentario (o en el icono de bocadillo).
3. Escribe tu comentario.
4. Opcionalmente, menciona a un miembro del equipo escribiendo @ seguido de su nombre.
5. Haz clic en Publicar.

En una factura

Abre cualquier factura y usa el panel de Comentarios a la derecha. El mismo hilo de comentarios es visible para todos los que tienen acceso a facturas.

En un asiento

Abre un asiento contable y haz clic en la pestaña Comentarios. Útil para explicar por qué se realizó un asiento inusual.

En un documento

Abre cualquier documento en la biblioteca de Documentos y haz clic en la pestaña Notas para añadir comentarios visibles a todos los miembros del equipo.

Menciones y notificaciones

Cuando mencionas a un miembro del equipo en un comentario, recibe:

• Una notificación dentro de la app (indicada por el icono de campana).
• Una notificación por correo con el texto del comentario y un enlace al elemento.

Pueden responder directamente desde el correo y la respuesta aparece en AccBooks automáticamente.

Marcar elementos para revisión

Escribe !marcar en un comentario para marcar la transacción o documento como Marcado para revisión. Los elementos marcados aparecen en el panel de Acciones pendientes del panel principal con un icono de bandera.

Quita la marca abriendo el elemento y haciendo clic en Eliminar marca, o añadiendo un comentario con !resolver.

Resolver comentarios

Después de responder a una consulta o resolver un problema:

1. Haz clic en Resolver en cualquier hilo de comentarios.
2. El hilo se contrae y se mueve a Comentarios resueltos.
3. Los comentarios resueltos se conservan de forma permanente en el registro de auditoría, pero no aparecen en la cola activa.

Gestión de consultas para asesores

Los asesores pueden usar los comentarios para crear una lista estructurada de consultas para sus clientes:

1. Ve a Colaboración → Consultas → Nueva consulta.
2. Introduce la descripción de la consulta.
3. Vincúlala a transacciones, facturas o documentos específicos.
4. Asígnala al cliente.
5. Establece una fecha límite.

Los clientes ven las consultas pendientes en su panel principal y pueden responder, cargar documentos de soporte y marcar las consultas como resueltas.

Anotación en informes

En cualquier informe generado (P&G, Balance, etc.), haz clic en el botón Anotar para añadir anotaciones de texto que aparecen en la versión impresa o exportada. Útil para:

• Explicar variaciones a la dirección.
• Señalar elementos para el auditor.
• Añadir narrativa a los informes de consejo.

Historial de comentarios

Cada comentario, edición y resolución queda registrado con marca de tiempo y usuario. El historial de comentarios de cualquier elemento se puede ver haciendo clic en Ver historial completo en el panel de comentarios.

Los comentarios no se pueden eliminar, solo resolver. Si un comentario contiene información sensible que no debería estar visible, contacta con el soporte de AccBooks para tramitar su eliminación.

Buscar entre comentarios

Ve a Buscar (⌘K o Ctrl+K) y selecciona Comentarios en el filtro. Busca palabras clave entre todos los comentarios de la empresa.