Compartir documentos en AccBooks AI

Descripción general

AccBooks tiene un sistema de gestión de documentos integrado que permite almacenar, adjuntar y compartir documentos financieros con tu equipo y clientes: justificantes, facturas, extractos bancarios, contratos, informes y más.

Cargar documentos

Opción 1 — Arrastrar y soltar

Ve a Documentos en la barra lateral izquierda y arrastra archivos directamente al área de carga. AccBooks acepta archivos PDF, JPEG, PNG, HEIF, WebP, XLSX, CSV y Word de hasta 25 MB por archivo.

Opción 2 — Desde una transacción

Abre cualquier transacción en la cola de conciliación o en el libro mayor y haz clic en Adjuntar documento. El archivo adjunto queda vinculado a esa transacción específica, lo que facilita encontrarlo más tarde.

Opción 3 — Foto con el móvil

En la app móvil, toca + → Fotografiar justificante. Apunta la cámara al justificante y AccBooks lo captura y procesa automáticamente.

Opción 4 — Reenvío por correo

Reenvía facturas de proveedores o extractos bancarios a tu dirección de importación de AccBooks (que se muestra en Configuración → Integraciones → Importación por correo). La IA extrae los datos clave y crea un borrador de transacción.

Procesamiento de documentos con IA

Cuando subes un PDF o una imagen, AccBooks AI:

1. Extrae fecha, proveedor, importe e IVA del documento.
2. Crea un borrador de transacción rellenado previamente con los datos extraídos.
3. Te pide que revises y confirmes antes de registrar.

Para facturas y justificantes de alta calidad, la precisión de extracción supera el 97 %.

Organizar documentos

AccBooks organiza los documentos automáticamente:

• Por transacción — vinculados a la transacción que respaldan.
• Por mes — cronológicamente en la biblioteca de Documentos.
• Por tipo — facturas, justificantes, extractos bancarios, contratos.

También puedes añadir carpetas manuales en Documentos → + Nueva carpeta y arrastrar documentos a ellas.

Estados de los documentos

Estado	Significado
Sin procesar	Recién cargado: extracción por IA en curso
Pendiente de revisión	La IA extrajo datos, pero requiere tu confirmación
Registrado	Vinculado a una transacción confirmada
Sin vincular	Cargado pero aún no vinculado a una transacción

Compartir documentos con clientes

Ve a cualquier documento y haz clic en Compartir. Opciones:

• Compartir con el equipo — todos los usuarios con acceso a esta empresa pueden verlo (opción predeterminada para la mayoría de los documentos).
• Compartir con el cliente — visible para los usuarios con el rol de Cliente.
• Privado — solo visible para ti y los propietarios.
• Enlace externo — genera una URL compartible para partes externas (asesores, auditores, bancos). Establece una fecha de caducidad.

Solicitudes de documentos

Solicita documentos a clientes o miembros del equipo:

1. Ve a Documentos → Solicitudes → Nueva solicitud.
2. Introduce una descripción (p. ej., “Extractos bancarios de los últimos 3 meses”).
3. Asigna a un miembro del equipo o cliente.
4. Establece un plazo.
5. Haz clic en Enviar solicitud.

El destinatario recibe un correo de notificación con un enlace directo de carga. Una vez cargado, AccBooks te notifica.

Límites de almacenamiento

Plan	Almacenamiento de documentos
Starter	5 GB
Pro	50 GB
Enterprise	Ilimitado

Retención permanente

AccBooks retiene todos los documentos indefinidamente en los planes de pago. Los documentos tienen copias de seguridad diarias en un centro de datos secundario en el Reino Unido. Para el cumplimiento de HMRC, el almacenamiento de documentos cumple con los requisitos de la Ley de Finanzas y las regulaciones de Making Tax Digital.